airlok est un logiciel en ligne destiné aux pharmacies d'officine. Il sert à suivre les locations de matériel médical, de l'ordonnance jusqu'au retour du matériel au fournisseur : dossier patient, empreinte bancaire de caution, échéances à facturer dans le logiciel de gestion d'officine, alertes de fin d'ordonnance et relances au patient.
Cette politique explique quelles données nous traitons dans ce cadre, pourquoi, avec qui, combien de temps, et comment exercer vos droits. Elle complète les mentions légales et les CGU/CGV.
1. Qui traite vos données
Le service airlok est édité et exploité par KLUBWORK SAS, société par actions simplifiée au capital de 1 000,00 €, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 999 679 848, dont le siège social est situé 10 Rue de Penthièvre, 75008 Paris, France.
- Délégué à la protection des données (DPO) : dpo@airlok.fr
- Par courrier : KLUBWORK SAS — DPO, 10 Rue de Penthièvre, 75008 Paris
2. Deux rôles distincts selon les données
airlok traite deux familles de données qui ne relèvent pas du même régime :
- Les données des professionnels qui utilisent l'application (titulaires, pharmaciens adjoints, préparateurs, apprentis). KLUBWORK SAS en est responsable de traitement : c'est nous qui décidons de créer un compte, de l'authentifier et de le facturer.
- Les données des patients de l'officine, incluant des données de santé. L'officine est responsable de traitement ; KLUBWORK SAS agit en sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD, uniquement sur instruction de l'officine et pour l'exécution du service.
3. Connexion avec Google
airlok propose de créer un compte et de se connecter avec un compte Google (« Continuer avec Google »). C'est une alternative facultative à la connexion par email et mot de passe.
Ce que Google nous transmet. Lorsque vous choisissez ce mode de connexion et que vous y consentez sur l'écran de Google, nous recevons uniquement les informations couvertes par les autorisations openid, email et profile :
- votre adresse email et son état de vérification ;
- vos nom et prénom, et votre photo de profil si votre compte Google en comporte une ;
- l'identifiant technique de votre compte Google, qui nous permet de vous reconnaître d'une connexion à l'autre.
À quoi cela sert. Exclusivement à créer votre compte airlok, vous authentifier, afficher votre nom à vos collègues au sein de l'officine et vous adresser les emails nécessaires au service. Rien d'autre.
Ce que nous ne faisons pas. airlok ne demande aucune autorisation d'accès à vos autres services Google : ni Gmail, ni Drive, ni Agenda, ni Contacts, ni Photos. Nous ne lisons, n'écrivons et ne supprimons rien dans votre compte Google. Les données reçues de Google ne sont jamais vendues, louées, cédées à des fins publicitaires, utilisées pour du profilage, ni employées pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle. Aucun humain ne les consulte, sauf pour répondre à une demande de support que vous avez vous-même formulée, pour des raisons de sécurité, ou si la loi l'exige.
L'utilisation par airlok des informations reçues des API Google respecte la politique relative aux données utilisateur des services API Google, y compris ses exigences d'utilisation limitée.
Comment revenir en arrière. Vous pouvez retirer à tout moment l'accès accordé à airlok depuis la page Applications tierces ayant accès à votre compte de votre compte Google. Cela coupe la connexion via Google ; pour supprimer également votre compte airlok et les données associées, écrivez-nous à dpo@airlok.fr.
4. Données des utilisateurs de l'officine
Pour chaque membre de l'équipe disposant d'un accès, nous traitons :
- Identité et compte : nom, prénom, adresse email, mot de passe (stocké sous forme chiffrée et irréversible) ou rattachement à un compte Google, rôle au sein de l'officine. Base légale : exécution du contrat.
- Officine de rattachement : nom, adresse, ou identifiants professionnels, coordonnées de facturation. Base légale : exécution du contrat et obligations comptables.
- Journaux techniques : horodatage des connexions et des actions sensibles sur un dossier, adresse IP, type de navigateur. Base légale : intérêt légitime à sécuriser le service et obligation de traçabilité applicable aux données de santé.
- Facturation : dossiers créés, montants dus, historique des règlements. Base légale : exécution du contrat et obligations légales de conservation.
- Échanges avec le support : emails, messages et pièces que vous nous adressez. Base légale : intérêt légitime à répondre à votre demande.
- Emails d'accompagnement : pendant les premières semaines, nous adressons aux administrateurs de l'officine des conseils pour prendre airlok en main. Pour savoir lesquels sont utiles, nous enregistrons si chaque email est ouvert (au moyen d'une image invisible chargée à l'affichage), combien de fois, et les liens cliqués. Ces informations servent uniquement à améliorer cet accompagnement et à proposer notre aide aux officines qui en ont besoin ; elles sont conservées 12 mois. Chaque email comporte un lien « Ne plus recevoir ces conseils » : un clic arrête les envois et cette mesure. Base légale : intérêt légitime à accompagner nos clients dans la prise en main du service.
5. Données des patients et données de santé
Dans le cadre d'un dossier de location, l'officine enregistre dans airlok les informations nécessaires au suivi : identité et coordonnées du patient, éléments de l'ordonnance et matériel loué, droits et organisme complémentaire, dates de début et de fin de prise en charge, périodes facturées, empreinte bancaire de caution, retours fournisseur et notes internes de l'équipe.
Ces informations comportent des données concernant la santé au sens de l'article 9 du RGPD. Leur traitement est nécessaire à la prise en charge du patient par un professionnel de santé soumis au secret professionnel, et repose sur les articles 9.2.h du RGPD et L. 1110-4 du Code de la santé publique.
Elles sont hébergées au sein de l'Union européenne chez un prestataire certifié Hébergeur de Données de Santé (HDS), conformément à l'article L. 1111-8 du Code de la santé publique. Les détails de l'hébergement figurent dans nos mentions légales.
Un patient qui souhaite exercer ses droits sur ces données s'adresse en priorité à son officine, responsable de traitement. Si la demande nous parvient directement, nous la transmettons à l'officine concernée sans y donner suite nous-mêmes.
6. Qui d'autre peut y accéder
Nous ne vendons ni ne louons aucune donnée. Elles ne sont partagées qu'avec les prestataires strictement nécessaires au fonctionnement du service, liés par contrat et n'agissant que sur nos instructions :
- Hébergement applicatif et base de données — infrastructure certifiée HDS située dans l'Union européenne (voir mentions légales).
- Stripe — prise d'empreinte bancaire de la caution et encaissement en cas de litige. Les coordonnées bancaires sont saisies directement chez Stripe : elles ne transitent ni ne sont stockées sur nos serveurs.
- Prestataire d'emails transactionnels — envoi des emails de service (invitation, réinitialisation de mot de passe, alertes d'échéance) et des emails d'accompagnement. La mesure de leurs ouvertures et de leurs clics est faite par nos propres serveurs.
- Opérateur d'acheminement de SMS — envoi des relances d'échéance et de fin d'ordonnance au patient, lorsque l'officine active cette fonction.
- Google — uniquement l'authentification, si vous choisissez de vous connecter avec un compte Google (voir la section 3).
- Hébergement du site vitrine — les pages de www.airlok.fr, qui ne contiennent aucune donnée de dossier.
Les données peuvent également être communiquées aux autorités administratives ou judiciaires lorsque la loi nous y oblige.
7. Transferts hors Union européenne
Les données de dossier et de santé sont hébergées et traitées au sein de l'Union européenne. Certains prestataires techniques peuvent relever d'entités établies hors de l'Union ; dans ce cas, les transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne et les mesures complémentaires appropriées.
8. Sécurité
Les échanges entre votre navigateur et airlok sont chiffrés en transit (TLS), et les données le sont également au repos. L'accès à un dossier est restreint aux membres de l'officine à laquelle il appartient, avec un cloisonnement appliqué au niveau de la base de données. Les mots de passe sont stockés sous forme de condensat irréversible. Les accès techniques de notre équipe sont nominatifs, limités au strict nécessaire et journalisés. En cas de violation de données présentant un risque, nous notifions la CNIL dans les 72 heures et informons les personnes concernées ainsi que les officines clientes conformément aux articles 33 et 34 du RGPD.
9. Vos droits
Conformément au RGPD (Règlement UE 2016/679) et à la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée, vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité des données vous concernant, ainsi que du droit de retirer votre consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci.
Pour les exercer, écrivez à notre DPO : dpo@airlok.fr, ou par courrier à KLUBWORK SAS — DPO, 10 Rue de Penthièvre, 75008 Paris. Nous répondons dans un délai d'un mois, porté à trois mois pour les demandes complexes. Une pièce justificative d'identité peut être demandée en cas de doute raisonnable sur l'identité du demandeur.
Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, ou sur www.cnil.fr.
10. Cookies & mesure d'audience
Le site airlok.fr et l'application utilisent uniquement des cookies strictement nécessaires au fonctionnement technique de la plateforme (session, sécurité) et à la mesure d'audience anonymisée. Aucun cookie publicitaire ou tiers n'est déposé sans votre consentement préalable.
11. Évolutions de cette politique
Cette politique peut être mise à jour pour refléter une évolution du service ou de la réglementation. La date d'entrée en vigueur figure en haut de page. Toute modification substantielle est signalée aux officines clientes par email avant son application.