Article 1 : Objet & Champ d'application
Les présentes Conditions Générales d'Utilisation et de Vente (ci-après « CGU/CGV ») régissent les relations contractuelles entre la société KLUBWORK SAS (société par actions simplifiée au capital de 1 000,00 €, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 999 679 848, dont le siège social est situé 10 Rue de Penthièvre, 75008 Paris, éditrice du service airlok) et toute pharmacie d'officine (ci-après le « Client » ou « l'Officine ») souscrivant et utilisant la solution logicielle SaaS airlok dédiée au suivi et à la sécurisation des locations de matériel médical.
Article 2 : Description des Services airlok
La solution airlok fournit à l'Officine un ensemble d'outils digitaux au comptoir incluant :
- Création rapide du dossier patient : Saisie centralisée des ordonnances, cartes Vitales et mutuelles.
- Gestion dématérialisée de la caution bancaire : Prise d'empreinte bancaire sécurisée via l'infrastucture Stripe.
- Suivi des échéances LGO : Rappels des périodes à facturer dans le logiciel de gestion d'officine.
- Relances automatiques SMS : Envoi d'alertes SMS d'échéance et de renouvellement aux patients.
Article 3 : Tarification & Conditions Financières
airlok propose deux formules, au choix de l'Officine : la formule à l'usage et la formule Illimité. Les mêmes fonctionnalités sont accessibles dans les deux formules. Tous les prix sont exprimés hors taxes ; la TVA au taux en vigueur s'y ajoute.
3.1 — Formule à l'usage. Elle s'applique sans abonnement ni engagement de durée :
- Frais de création de dossier : 5,00 € HT par dossier de location initié dans l'Officine, facturés une fois par mois.
3.2 — Formule Illimité. Elle permet de créer un nombre illimité de dossiers de location, sans frais de création de dossier, moyennant un abonnement payable d'avance :
- Formule mensuelle : 69,00 € HT par mois, sans engagement de durée.
- Formule annuelle : 708,00 € HT par an, soit 59,00 € HT par mois, payés en une fois pour une période de douze (12) mois.
Chaque période d'abonnement court à compter du jour de la souscription, et non par mois civil. Les dossiers de location créés pendant l'abonnement ne donnent lieu à aucun frais de création de dossier, y compris lorsque le matériel est remis au patient après la fin de l'abonnement.
Au jour de la souscription, les dossiers dont le matériel a déjà été remis au patient et qui n'ont pas encore été facturés le sont immédiatement, au tarif de la formule à l'usage. Les dossiers créés mais dont le matériel n'a pas encore été remis sont couverts par l'abonnement. Les dossiers offerts non utilisés ne sont pas reportés.
L'Officine peut passer de la formule mensuelle à la formule annuelle à tout moment : la période annuelle commence le jour du changement, et le montant dû est diminué de la part non consommée de la période mensuelle en cours. Le retour à la formule mensuelle prend effet à l'échéance de la période annuelle.
3.3 — Conditions particulières. Des conditions tarifaires particulières peuvent être convenues par écrit avec KLUBWORK SAS, notamment pour les groupements d'officines. Elles prévalent alors sur les tarifs du présent article.
3.4 — Caution bancaire. Dans les deux formules :
- Prise d'empreinte bancaire : 0,00 € (100 % offerte et illimitée). Aucun frais n'est appliqué lors de l'enregistrement de l'empreinte CB ni en cas de restitution conforme du matériel.
- Encaissement de la caution en cas de litige : Seul l'encaissement est facturé, et uniquement si le matériel n'est pas restitué ou est dégradé et que l'Officine déclenche le prélèvement. Il supporte une commission airlok de 1,5 % du montant réellement prélevé, à laquelle s'ajoutent les frais de traitement de Stripe, supportés par l'Officine — de l'ordre de 1,5 % + 0,25 € pour une carte émise au sein de l'Espace économique européen, soit un total de 3 % + 0,25 € du montant prélevé.
Cartes émises hors Union européenne. Les frais de traitement appliqués par Stripe sont sensiblement plus élevés lorsque le patient présente une carte émise hors de l'Union européenne — notamment américaine, britannique ou suisse — conformément à la grille tarifaire de Stripe en vigueur. L'Officine ne maîtrisant pas le moyen de paiement présenté au comptoir, ce surcoût reste à sa charge ; airlok ne perçoit aucune somme supplémentaire à ce titre, sa commission demeurant de 1,5 % quel que soit le pays d'émission de la carte.
3.5 — Paiement et retard de paiement. Les sommes dues à KLUBWORK SAS, frais de création de dossier comme abonnement, sont prélevées automatiquement sur le moyen de paiement enregistré par l'Officine. En cas d'échec, de nouvelles tentatives sont effectuées. Si une facture reste impayée quatorze (14) jours après le premier échec, la création de nouveaux dossiers de location est suspendue jusqu'à son règlement ; les dossiers en cours restent accessibles. Pour la formule Illimité, l'abonnement est suspendu dans le même délai, puis reprend dès le règlement de la facture, sans que la période d'abonnement en cours soit prolongée.
Article 4 : Encaissement des cautions, contestations bancaires & solde négatif
4.1 — Qualité des parties. L'empreinte bancaire est prise, conservée et encaissée sur un compte de paiement Stripe ouvert au nom de l'Officine, dont elle est seule titulaire. L'Officine est le créancier du patient et le commerçant au sens des règles des réseaux de cartes bancaires : elle décide seule de prélever ou non la caution et demeure seule responsable du bien-fondé de ce prélèvement. KLUBWORK SAS fournit l'outil technique permettant ce prélèvement et n'est à aucun moment partie au contrat de location conclu entre l'Officine et son patient.
4.2 — Usage légitime. L'Officine s'engage à ne déclencher un prélèvement que pour un motif légitime — matériel non restitué, dégradé ou incomplet — et à en conserver la justification. La solution airlok met à sa disposition les éléments constitués au fil du dossier : contrat de location, état du matériel consigné à la remise puis au retour, motif de la retenue et journal horodaté des opérations.
4.3 — Contestation par le patient. Le patient peut contester un prélèvement auprès de sa banque, dans les délais prévus par la réglementation applicable et par les règles des réseaux de cartes bancaires, lesquels peuvent atteindre treize (13) mois pour une opération présentée comme non autorisée. Stripe débite alors le compte de paiement de l'Officine du montant contesté ainsi que des frais de litige applicables, et ce indépendamment du bien-fondé de la contestation. Il appartient à l'Officine de répondre dans le délai imparti et de produire ses éléments de preuve ; à défaut de réponse dans ce délai, la contestation est réputée perdue et le montant reste débité.
4.4 — Solde négatif et obligation de remboursement. Lorsque le compte de paiement de l'Officine ne présente pas un solde suffisant pour supporter le montant contesté et les frais associés, ce solde devient négatif et est avancé par KLUBWORK SAS en sa qualité de plateforme responsable des comptes qu'elle ouvre auprès de Stripe. L'Officine s'engage à rembourser à KLUBWORK SAS l'intégralité des sommes ainsi avancées, montant contesté et frais de litige compris, dans un délai de trente (30) jours à compter de la demande qui lui en est faite. L'Officine autorise expressément KLUBWORK SAS à en poursuivre le recouvrement par prélèvement sur le moyen de paiement enregistré pour le règlement des sommes dues à KLUBWORK SAS, ou par compensation avec toute somme dont KLUBWORK SAS serait redevable envers elle. À défaut de remboursement, KLUBWORK SAS pourra suspendre l'accès à la fonction d'encaissement des cautions, puis au service dans son ensemble, sans préjudice de tout autre recours.
4.5 — Plafond. Le montant d'une caution garantie par empreinte bancaire est plafonné à sept cents euros (700 €) par dossier de location. Ce plafond a pour objet de limiter l'exposition de l'Officine comme celle de KLUBWORK SAS ; il ne restreint pas les cautions prises par tout autre moyen, que l'Officine fixe librement avec son patient.
Article 5 : Sécurité & Protection des Données de Santé (HDS)
airlok s'engage à garantir un niveau maximal de sécurité informatique et de conformité aux exigences réglementaires de la santé publique. Les données de santé à caractère personnel saisies par l'Officine sont stockées sur des serveurs certifiés HDS (Hébergeur de Données de Santé) situés au sein de l'Union Européenne, conformément aux dispositions du Code de la santé publique et du RGPD.
Article 6 : Durée & Résiliation
6.1 — Formule à l'usage. Le service est fourni sans aucun engagement de durée. L'Officine peut cesser d'utiliser la plateforme à tout moment sans aucun frais de résiliation ni pénalité. Seuls les dossiers de location effectivement créés antérieurement restent dus au tarif en vigueur.
6.2 — Formule Illimité mensuelle. L'abonnement est reconduit chaque mois, sans engagement de durée. L'Officine peut le résilier à tout moment depuis son espace airlok ; la résiliation prend effet à la fin de la période mensuelle en cours, qui reste due et n'est pas remboursée.
6.3 — Formule Illimité annuelle. L'Officine s'engage pour une période de douze (12) mois, payée d'avance. À chaque échéance, l'abonnement est reconduit tacitement pour une nouvelle période de douze (12) mois, sauf résiliation par l'Officine depuis son espace airlok avant cette échéance. La résiliation prend effet à la fin de la période annuelle en cours ; les sommes versées ne sont pas remboursées, même partiellement.
6.4 — Fin de l'abonnement. À la fin de l'abonnement, la formule à l'usage s'applique aux dossiers de location créés ensuite. Les dossiers créés pendant l'abonnement restent sans frais de création de dossier.
Article 7 : Droit applicable & Juridiction compétente
Les présentes CGU/CGV sont soumises au droit français. Tout litige relatif à leur interprétation ou à leur exécution qui ne pourrait être résolu à l'amiable sera de la compétence exclusive des tribunaux français compétents du ressort du siège social de la société KLUBWORK SAS.