À retenir
- Cinq signes : l'information est dispersée, ressaisie, oubliée, portée par une seule personne ou introuvable.
- Pour chacun, un premier geste simple permet de reprendre la main.
- Les cahiers, tableurs et post-it ne sont pas un défaut : ils montrent que l'équipe s'adapte.
- Passez d'un coup à un outil simple et intuitif : un suivi à moitié sur papier garde les ressaisies et les oublis.
1. L'information est dispersée
La situation. Pour retrouver un dossier, une commande en attente ou une échéance, il faut chercher dans le logiciel de gestion, un cahier, un tableur, un classeur et parfois dans la mémoire d'un collègue.
Ce que ça coûte. Du temps de recherche plusieurs fois par jour, et le risque de passer à côté d'une information.
Un premier geste. Listez sur une feuille tous les endroits où vit l'information de l'officine. Le simple fait de les voir réunis montre souvent où est le problème.
2. On ressaisit la même chose plusieurs fois
La situation. Les mêmes coordonnées, les mêmes dates, les mêmes références sont recopiées dans le logiciel, sur une fiche papier, dans un tableur puis sur un document à remettre au patient.
Ce que ça coûte. Des minutes perdues à chaque fois, et surtout des erreurs de recopie qui se paient plus tard.
Un premier geste. Repérez la donnée recopiée le plus souvent et cherchez comment ne la saisir qu'une seule fois.
3. Des oublis coûtent du temps ou de l'argent
La situation. Une relance qui n'est pas faite, un renouvellement qui passe, une échéance de contrôle manquée, un matériel jamais rendu, une facture non émise.
Ce que ça coûte. Un manque à gagner, un patient mécontent ou, dans le pire des cas, une situation à régulariser dans l'urgence.
Un premier geste. Créez un calendrier d'échéances partagé par toute l'équipe, avec une personne qui le relit chaque semaine.
4. Tout repose sur une seule personne
La situation. « Demande à Marie, elle sait. » Dès qu'elle est en congé ou absente, plus personne ne sait où en sont les choses.
Ce que ça coûte. Une dépendance qui fragilise l'officine et une charge mentale lourde pour la personne concernée.
Un premier geste. Faites écrire à cette personne, sur une page, comment elle suit ce sujet. C'est la première étape pour le partager.
5. Impossible de retrouver ou de prouver vite
La situation. Un contrôle, un litige ou une question d'un patient : qu'est-ce qui a été fait, quand, et par qui ? Il faut fouiller dans les papiers ou les messages du groupe WhatsApp pour le reconstituer.
Ce que ça coûte. Des heures de recherche au pire moment, et parfois, impossible de justifier ce qui a été fait.
Un premier geste. Choisissez une activité qui demande de la traçabilité et tenez un registre daté, même simple, de ce qui est fait.
Un exemple concret : le suivi du matériel médical loué
Le matériel médical loué est un bon exemple : coordonnées du patient, dates de location, cautions par chèque, retours, facturation : tout cela se retrouve souvent dans un cahier, un tableur et la mémoire d'une personne de l'équipe.
C'est précisément ce que fait airlok : il remplace le classeur de suivi des locations. Du dossier du patient au retour du matériel, tout est suivi au même endroit : l'état de chaque location et de chaque appareil du parc, la caution par empreinte de carte bancaire (sans chèque ni espèces), le contrat de location pré-rempli et les rappels de fin de location envoyés au patient par SMS. airlok vous signale aussi les locations à facturer, pour que vous les traitiez dans votre logiciel de gestion.
Questions fréquentes
Faut-il tout digitaliser d'un coup ?
Oui, et c'est souvent plus simple qu'on ne le croit. Un suivi à moitié sur papier garde les ressaisies, les oublis et les recherches entre deux outils. Mieux vaut tout passer d'un coup sur un logiciel simple et intuitif, que toute l'équipe peut utiliser sans formation lourde. C'est ce que fait airlok pour les locations de matériel médical : dossier, caution, contrat, parc et échéances à facturer au même endroit, sans abonnement ni engagement.
Mon équipe sera-t-elle à l'aise avec un nouvel outil ?
C'est la question la plus importante. Préférez un outil simple, associez l'équipe au choix et prévoyez un court temps de prise en main.